Adjoint(e) administratif(ve) - Réception, La Baie

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES DU POSTE

Sous la responsabilité du ou de la Directeur(trice) des ressources humaines et SST, l’adjointe administrative à la réception assurera l’accueil général de l’entreprise et la téléphonie. Elle aura à collaborer étroitement avec la direction générale et le service des ressources humaines. Le classement, lapréparation de documentation, l’archivage sont au quotidien.

TÂCHES PRINCIPALES

Accueillir les visiteursà l’entreprise et assurer la réception téléphonique ;

Gérer le courrier, la réception et les envois postaux ou autres (Dicom, Purolator, autres), traiter et distribuer toute la correspondance

Traiter et distribuer toute la correspondance ;

Gérer les boîtes de courriels, les groupes de courriels, les réservations des salles de conférence ;

Effectuer les commandes de papeterie, les commandes en ligne et l’approvisionnement de la salle à diner ;

Entrer les données relatives aux dossiers employés dans les différents logiciels ;

Participer aux tâches de préparation pour l’accueil et intégration des employés ;

Préparer, rédiger et corriger des documents, effectuer la mise en page, production de plusieurs documents en lien avec la gestion de projet ;

Compléter des contre-rendu de réunion ;

Classement général à l’administration, les ressources humaines et la direction générale ;

Préparer et mettre à jour les différents tableaux de suivi (suivi administratif, base de données, outil de planification) ;

Participerà la préparation des activités de formation ;

Veillerà l’approvisionnement de la salle à diner ;

Apporter un support quotidienà la direction générale, à l’administration, au service des ressources humaines et aux gérants de projets ;

Réaliser les ouvertures de comptes fournisseurs ;

Faire les encaissements bancaires (dépôt de chèques) ;

Faire le classement des comptes de dépenses ;

Jumeler les factures associées avec les relevés de crédit ;

Numérisation et nomination des bons de livraison (M-Files) ;

Collaborerà la gestion des véhicules (cédule des rendez-vous pour l’entretien des véhicules) ;

En collaboration avec les TI, transmettre les codes d’alarme des bâtiments aux nouveaux employés concernés ;

Faire le lien avec les ressources d’entretien du bâtiment ;

Effectuer toute autre tâche connexe demandée par ses supérieurs..

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

DEP en secrétariat ou AEC Bureautique

Expérience 2 ans minimum

Excellent français parlé et écrit

Maîtrise des logiciels de la suite Office, Word, Excell, Outlook et autres logiciels

Expérience dans une entreprise de la construction (un atout)

Bilinguisme fonctionnel pour le poste

APTITUDES RECHERCHÉES

Souriant(e) et accueillant(e) ;

Entregent, courtoisie et diplomatie ;

Confidentialité des informations ;

Sens de la planification et de l’organisation ;

Autonomie et rigueur ;

Efficacité dans le multi-tâches ;

Travail d’équipe ;

Excellente communication interpersonnelle.