Réceptioniste (Temps-partiel) | Receptionist (PT), Sudbury

Our associates celebrate lives. We celebrate our associates.Recevoir les familles clientes et les visiteursà la réception : accueillir, souhaiter la bienvenue, diriger et annoncer leur présence de façon courtoise et appropriée. Répondre au téléphone, trier et diriger les appels, en plus des tâches de soutien administratif générales. -Receives client families and visitors at the front desk by greeting, welcoming, directing and announcing them courteously and appropriately. Answers, screens, and routes incoming phone calls plus other general office support dutiesRESPONSABILITÉS DU POSTEAccueillir les invités et les visiteurs, offrir de l'aide à l'entrée.Aviser les membres du personnelquand les clients arrivent à un rendez-vous et les accompagner jusqu’à la pièce désignée.Répondre aux questions de base sur les services, les produits, la direction de la succursale, etc.Aviser immédiatement la direction au sujet d’enjeux de service à la clientèle ou de sécuritéRecevoir les biens de la personne décédée et respecter les procédures de chaîne de possession.Répondre au téléphone, trier et diriger les appels vers le personnel approprié.Offrir un environnement confortable et agréable pour les clients, fournir des rafraîchissements ou autres commodités auxfamilles. Faire le café.Garder la salle d'attente en ordre, vider les poubelles, replacer les boîtes de mouchoirs et maintenir l’ordre général.Recevoir le courrier et les colis.Organiser et mettre à jour les documents papier et électroniques, ainsi que les dossiers, comme les actes notariéset les documents de fiducies.Pourrait devoir taper des documents simples, faire de la révision, de la saisie de données et des impressions.Exigences MINIMALESFormationDiplôme d’études secondaires ou l’équivalentExpérience6 mois d'expérience de bureau, de réceptionniste ou de soutien administratif, de préférence.Capable d’utiliser efficacement un téléphone, un télécopieur, un photocopieur.Connaissances, compétences et aptitudesConnaissance de l’informatique et de logiciels tels que la suite MS OfficeTon de voix clair et professionnel.Compétences de relations professionnelles et interpersonnelles, pour gérer des situations sensibles et confidentielles.Agir avec calme, tact et diplomatie, en tout temps.Pouvoir travailler le samedi ou le dimanche et au-delà des heures « normales » de travail.Conditions de travailEn considérant l'environnement de travail associéà ce poste, les facteurs suivants peuvent s'appliquer :Environnement de travailLe travail se fait principalement à l'intérieurTenue de travail standard exigéePostures de travailPosition assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu'à 6 heures par jourMonter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtimentsExigences physiquesEffort physique exigeant une dextérité manuelle, y compris l’utilisation de documents, de calculatrices, d’ordinateurs et du téléphoneHeures de travailTravailler au-delà des heures « normales » selon les besoinsUn minimum de voyage requis-JOB RESPONSIBILITIESGreets guests and visitors, offering assistance when entering the buildingNotifies staff members when appointments arrive and escorts guests to appropriate roomAnswers routine questions associated with services, products, location directions, etc.Immediately notifies and involvesmanagement with customer service and security issuesReceives deceased belongings from family and follows chain of custody proceduresAnswers, screens, and routes incoming calls to appropriate staff membersMaintains a comfortable environment for clients, providing beverages and other amenities for families as needed. May make coffee.Maintains guest-waiting area, disposing of trash, replacing tissues, and general straightening of furnitureReceives incoming mail and packagesMaintains organized and current electronic and paper files and records, such as deeds and trust filesMay perform light typing, proofreading, data entry or printingMINIMUM REQUIREMENTSEducationHigh School Diploma or equivalentExperienceSix months general office, receptionist, or administrative support experience preferredProficient at operating telephones, fax, copierKnowledge, Skills and AbilitiesWorking knowledge of MS Office SuiteClear and professional speaking voice and toneProfessional interpersonal skills to handle sensitive and confidential situationsPosition continually requires demonstrated poise, tact and diplomacyAbility to work schedule including Saturday and or Sunday and beyond standard business hoursPostal Code: G7H 1S6Category (Portal Searching): Administration and ClericalJob Location: CA-QC - Chicoutimi#J-18808-Ljbffr