Agent(e) de bureau, classe I - SAE de l'Estrie, Granby

Agent(e) de bureau, classe I

Poste :

Agent(e) de bureau, classe I / SAE de l'Estrie

Statut :

Remplacement

La personne affectée à ce poste sera appelée à se rendre à Sherbrooke au moins une fois par mois. La formation d’une semaine se fait à Sherbrooke. Elle peut aussi être appelée à se rendre au CRIF ou au CBM porter des documents.

Également, la personne sera appelée à effectuer l’ensemble des tâches administratives entourant les formations offertes par le SAE Estrie, de l’étape de l’admission à l’envoi des attestations finales. Elle devra procéder à la réservation de locaux et utiliser les systèmes informatiques des différents centres de services scolaire et commission scolaire de l’Estrie.

Nature du travail Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emplois consiste à accomplir divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.

Attributions caractéristiques La personne salariée de cette classe d’emplois s’assure du respect des normes, règlements, directives, politiques, méthodes et procédures applicables et pour ce faire, selon le cas, elle rédige, dresse, confectionne, vérifie et effectue le suivi de factures, de bons de commande, de récépissés, de listes, de registres divers tels que le registre de paie, d’absences, de congés, de taxation, les demandes de financement, des statistiques, des relevés, des formulaires, des inventaires ou tout autre rapport, tableau ou document administratif du même ordre; dans ce cadre, elle recueille, valide et compile les données qui lui sont nécessaires.

Elle effectue la tenue de livres comptables, entre lesécritures dans les journaux, concilie des comptes, encaisse des paiements au comptoir, par courrier ou par mode direct, fait des paiements manuels et électroniques et des dépôts, codifie les dépenses, tient une petite caisse et peut effectuer certains achats de valeur relativement peu élevée; elle compile des données budgétaires, collabore à l’élaboration du budget d’une unité ou d’un service et informe sur les soldes budgétaires.

Elle communique avec des personnes du centre ou de l’extérieur pour obtenir ou fournir des renseignements reliés à ses tâches, transiger sur des délais, faire connaître les normes et les règlements et transmettre des décisions ; elle rédige la correspondance inhérente à ses tâches.

Selon les instructions, elle effectue l’ensemble des opérations administratives reliées aux tests d’aptitude et fait passer des examens.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet ; elle utilise le courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peutêtre appelée à initier au travail les nouvelles agentes ou nouveaux agents de bureau, classe 1 ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

Autres exigences :

Avoir des connaissances en bureautique,à cet effet la réussite des tests suivants sera exigée :

Seuil de réussite de 60% aux tests Word et Excel;

Seuil de réussite de 60% au test de français écrit;

Autres aptitudes requises

Aptitude pour l’entrée, la sélection et la vérification de données dans un environnement informatisé (compréhension et fonctionnement de logiciels);

Aptitude pour le serviceà la clientèle, le travail d’équipe et pour les relations interpersonnelles;

Posséder le sens de l’organisation, de l’autonomie, de la discrétion, de la rigueur et un bon jugement;

Être disposé à effectuer un travail de bureau exigeant concentration, travail sur écran et peu de déplacements physiques;

Attitude proactive basée sur la recherche de solutions et le partage d’informations avec les membres de l’équipe et les supérieurs immédiats.;

Capacité à travailler avec des échéanciers serrés et à gérer plusieurs dossiers simultanément;

Capacité à gérer le stress et une grande charge de travail.

Atout : capacité à comprendre et à s’exprimer en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (clientèle anglophone de Eastern Township).