Adjoint(e) Administratif(ve), Brossard

Objectif du poste Véritable

pilier administratif

du bureau de Brossard, l’adjoint(e) administratif(ve) assure la coordination et le suivi des activités contractuelles, financières et opérationnelles liées aux projets, tout en veillant à la conformité des dossiers et à l’optimisation des processus internes.

Grâce à sa rigueur, son autonomie et son sens de l’organisation, il/elle soutient la performance des équipes projets, facilite les opérations quotidiennes et contribue à maintenir un environnement de travail structuré, efficace et collaboratif.

Fonctions majeures Gestion des contrats et projets

Ouverture des contrats / projets (Salesforce, Teams, TIPs)

Miseà jour de la liste des contrats

Lecture des contrats et identification deséléments clés (paiement, assurances, etc.)

Préparation des lettres de dénonciation en début de projet

Suivi des contrats, PO clients et misesà jour hebdomadaires

Suivi des conformités et signalement des non-conformités (paiements, documents, etc.)

S’assurer que tous les contrats sont signés et bien classés

Préparation des documents de cautionnement selon les contrats

Gestion des hypothèques légales (si applicable)

Soutien administratif aux chargés de projets

Facturation, finances et paiements

Suivi des informations nécessaires à la facturation auprès des clients

Préparation et support à la facturation suivi avec la comptabilité

Suivi des encaissements, quittances et déclarations

Relance clients pour paiements (recouvrement)

Dépôts bancaires

Classement et archivage des factures (EFT, chèques)

Suivi et codification des dépenses (cartes de crédit)

Suivi des fichiers Visa mensuels

Documents administratifs et conformité

Transmission des documents administratifs aux clients (licences, CNESST, CCQ, taxes, résolutions, etc.)

Suivi des documents administratifs requis en cas de libération de paiement des clients (quittance, Lettre CCQ et CSST)

Demandes de certificats d’assurance

Opérations administratives&bureau

Gestion des fournitures de bureau (papeterie, café, eau, etc.)

Gestion du courrier (réception, envoi – Puro, UPS, etc.)

Gestion deséquipements (imprimantes, timbreuse, photocopieur)

Gestion du système d’alarme et accès (puces, plaques, transpondeurs)

Gestion des cellulaires (TELUS) etéquipements informatiques (SFIT – laptops)

Gestion du flot automobile (EMKAY) et immatriculations

Déplacements et logistique

Réservation de voyages (vols, hôtels, véhicules – Expedia, Booking, etc.)

Organisation des déplacements pour employés (chantier et bureau)

Événements et vie interne

Organisation et coordination desévénements (internes et sociaux)

Gestion du comité social (événements, planification annuelle)

Organisation des réunions (lunchs, anniversaires, etc.)

Support aux différents départements selon les besoins

Suivi des approbations (chargés de projets / gestionnaires)

Coordination avec la gestion de bâtiment

Miseà jour des listes de contacts

Intégration des nouveaux employés (présentation, accès, outils, etc.)

Gestion des accès (premières connexions, équipements, DOA)

Communication interne (annonces, nouveaux projets, anniversaires)

Indépendance/Supervision L’adjoint(e) administratif(ve) travaille sous la supervision du directeur de la division et collabore étroitement avec l’équipe administrative afin d’assurer le suivi et le bon maintien de l’ensemble de ses tâches.

Compétences

Bonne maîtrise de Microsoft Word, Excel, Power Point, Outlook

Habiletés

Doitêtre minutieuse et pro‑active

Sens des responsabilités, de l’initiative, d’autonomie et d’assiduité

Être à l’aise et faciliter l’apprentissage des outils informatiques et des applications internes du groupe

Bonne capacité d’adaptation, de réactivité et d’anticipation

Autre exigences

Détenir une formation en secrétariat et/ou en comptabilité (DEP, DEC)

Détenir un minimum de 5 ans d’expérience (atout : expérience acquise dans une entreprise d’ingénierie, de construction ou en gestion de projets).

Sens développer du travail en équipe

Bénéfices

Uneéquipe de direction et des collègues accessibles et reconnaissants de votre contribution

Une ambiance de travail conviviale et inclusive

Une rémunération globale et une gamme d’avantages sociaux compétitifs incluant, notamment :

Un programme d’assurances collectives accessible dès le jour 1

Un régime d’épargne REER avec une contribution de l’employeur de 4 %, pouvant atteindre jusqu’à 7 % avec l’ancienneté

Un régime d’achat d’actions incluant un avantage à long terme particulièrement généreux

Une allocation annuelle de 500 $ pour le remboursement des frais liés aux activités sportives, afin de favoriser le bien‑être physique

3 semaines de vacances dès l’embauche, qui augmentent avec l’ancienneté

9 journées de congé maladie par année

Le remboursement deséquipements de protection individuelle

Le remboursement de votre cotisation professionnelle

Le remboursement du kilométrage lors des déplacements professionnels

Un service de télémédecine 24‑7 vous permettant d’avoir accès à des consultations médicales rapidement et sans déplacement, incluant un programme d’aide aux employés, pour soutenir la santé globale et l’équilibre travail‑vie personnelle

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